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货代接单 |
发货人（即出口商）填写货物出口委托书，其内容包括：发货人、收货人、通知人、起运港、到达港、目的地、品名、箱量、货量、拟配船、运费支付方式等，并在船舶开航前10至5天内交货运代理公司（以下简称货代），货代会根据提供的资料，帮出口商办理货物出口订舱手续。在订好舱位后，货代会以电话、传真等方式通知出口商已配的船名、航次、提单号、开航日等信息。
注意：
实际操作中，华东片区出口商多直接提供出口货物明细单给货运代理公司用于订舱，上海、青岛及南方等地多提供“出口货物委托书”，两种单据名称虽各异，但功能完全相同。
如果需货运代理公司代理报关，出口商还需提供如报关委托书、报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、许可证等相关的报关单证。
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向船公司租船订舱 |
与出口商确认运价后，货运代理公司（即托运人）根据出口商的托运单证缮制集装箱预配清单、托运联单交承运船公司客户服务部，凭以向船公司租船订舱。
注意：
1.订舱件必须注明：船名航次、提单号、装运港、目的港、货主/托运人名称、箱型、箱量、货物、件数、毛重、体积、运费条款及支付方式、装箱方式（如门到门装箱D/D、港口仓库装箱CFS）、运价。
2.任何特种箱、危险品须事先经托运人确认后方可订舱，此类箱在定舱时须注明尺码、危规号等。
3.货运代理公司或出口商向承运船公司订舱，必须加盖公司订舱章。
4.要求船公司放箱一般需在订舱日当天完成。
5.货代在缮制十联单时，应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。
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船公司向出口商或货代确认订舱 |
船公司客户服务部进行核对和检查同意后，转船公司的具体操作部，操作部的箱管中心向码头下达调箱令，船公司的码头办事处出具设备交接单（出场联、进场联），随后方可开始将调来的集装箱用于门到门方式装箱或港口仓库装箱。
船公司接受承运后，将承运的船名填入联单内，留存托运单，其它联退还托运人，托运人凭以到海关办理出口报关手续。
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船公司向船方安排装货计划 |
船公司依据托运单先后编制出装货清单和出口载货清单送交船方，同时将出口载货清单送交海关。
船方根据装货清单和出口载货清单编制货物积载图送交船公司。
船公司会将积载图、装货清单、出口载货清单分送理货公司，同时将积载图送港区。港区凭积载图作出货物进场计划并通知托运人（货代）。
注意：
实际操作中，港区不一定会及时通知托运人。作为托运人，必须及时向港区查询装船记录，以免发生漏装、短装。尤其在运输旺季，货运公司更应主动协调现场、船公司之间的配合关系，以确保货物按时出运。
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安排内陆运输 |
货代收到承运船公司发来的调箱函/配舱回单 ，表示出口货物已配载上既定的船舶。在收到调箱函后，货代会立即与出口商取得联系，通知出口商何时去产地装箱或何时需将货物送入货代指定的仓库。
如果出口商需要将在产地的货物运至船舶挂靠的港区，出口商需要在提交的货物出口委托单上注明："需要货运代理公司代安排门点的内陆运输"或"需将货物送至货代指定仓库内装"，并将货代装箱地点的具体名称、地址、联系人、电话、传真、或何时由何处送货进库等内容一一写明，货代均会按照出口商的要求，及时为出口商安排装箱、进港等事宜。
如果是由出口商负责送货到码头仓库装箱，需要由海关指定的理货公司以中间人的身份独立地对承、托双方交接的数字和状况，做出实事求是的判断和确认，并出具具有法律效力的理货证明，据以划分承、托双方的责任，同时证明货物已到港。
注意：
1.不论采用哪种装箱或运输方式，必须先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
2.实际操作中，船公司在确认出口货物已配载上既定的船舶后，往往发回的是“配舱回单”。货代拿到配舱回单后，向船公司在港区的办公室换取“设备交接单”，然后安排提取船公司的空箱使用。
3.需要理货时外贸公司才会申请，实务中需理货者已经很少。
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货物进堆场 |
托运人根据通知安排货物进堆场，并从港区得到交纳出口货物港杂费申请书后，通知海关验关。
由货代或船公司负责的内陆运输(门到门装箱多采此种方式)，集装箱直接由码头的检查桥检查是否超重及箱体是否破损，然后进入堆场。
由出口商负责将货物送到码头仓库后，需经过理货公司办理有关理货的交接、签证手续，再由码头的检查桥检查是否超重及箱体是否破损，然后进入堆场。
注意：
1.在与堆场方面进行设备交接时，必须认真填写设备交接单(出场联、进场联)，并按设备交接单要求与堆场完成交接手续。
2.需要理货时外贸公司才会申请，实务中需理货者已经很少。
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通关 |
通关的基本程序包括申报、查验、征税、放行四个环节。
根据海关报关规定要求：货物的出口报关必须在货物进入码头仓库或集装箱重箱进入堆场后才能进行。因此，出口商需在船舶开航前3个工作日，向货代提交全套有效报关单证，所需资料包括：报关委托书、报关单、商业发票、装箱单、出口收汇核销单，如有需要，还应提供许可证、商检证、危险品包装证书等一系列通关证明，货代将持这些证明及装货单等托运单据代出口商办理报关手续。
海关在接受出口货物的申报后，经审核报关单据及查验实际货物后，在装货单上签盖放行章，并将装货单(实际操作中，常称为“放行联”)退托运人作为装船依据。
海关放行当天，在出口收汇核销单上加盖“验讫章”退还报关单位。隔15-30天后，在浅黄色的出口退税专用报关单和有海关编号的出口报关单上加盖“验讫章”和已向税务机关备案的海关审核出口退税负责人的签章，退还报关单位。
注意：
海关查验实际货物是随机抽查的，不是固定每票出口货物都要查验。如果是进口申报，进口商需依法办理进口税费计征手续并缴纳税款，海关在审核进口报关单据并查验实际货物后(注：凡进口几乎是每票都要查验)，在进口报关单上签盖放行章予以放行。
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装船出运 |
海关放行后，托运人（货代）把收货单（未签字的大副收据）、海关盖章退回的装货单、和交纳出口货物港杂费申请书交给理货公司。此时，理货公司手中有六种单证，即积载图、装货清单、出口载货清单、装货单、收货单和交纳出口货物港杂费申请书。
船舶离港前，理货公司根据上述六种单证编制出装船计划，凭交纳出口货物港杂费申请书，向仓库管理员要货。
仓管员根据交纳出口货物港杂费申请书发货，并收下该申请书交港务局装卸区作为向托运人收取出口货物港杂费的依据。
每票货物都装上船后，理货公司将装货单和收货单一并送交船方。大副留存装货单作为随船货运资料，并根据装船时货物的实际状况在收货单上签字或作适当批注后退理货公司，理货公司会将收货单退还托运人。
装船完毕后，理货公司根据货物的实际装载情况作出实际的出口载货清单送船公司。
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签发提单 |
在船舶开航前1天，船公司制作海运提单样本，并将提单样本传真托运人（即货代）确认，货代会将此份样本直接传真给出口商确认。在确认海运提单样本的同时，货代将根据出口商的实际出货情况，开具开具美元(海运发票)和人民币(港杂运费发票)的国际货物运输代理发票，并传真给出口商，以确保出口商能及时付清款项。如果运费付款方式是FREIGHT
PREPAID(运费预付)，出口商必须在付清款项之后，方能拿到正本提单，一般CIF或CFR出口多采用运费预付的方式；如果运费付款方式是FREIGHT COLLECT(运费到付)，出口商在付清人民币港杂等费用后方可拿到提单，另外要等收货人在目的港或第三地向船公司付清款项后，收货人方能提货，一般FOB出口多采用运费到付的方式，除非收货人委托发货人垫付运费。在实际操作中，船公司会给某些大客户一个赊帐期，但往往也仅限于运费预付的状况。
确认提单样本后，船舶开航当天，托运人（货代）凭收货单向承运船公司换取正本已装船提单。如收货单上无批注，承运船公司即可凭此向货代签发已装船清洁提单，并将提单副本送船方留存作为货运资料。如收货单上有大副批注，船公司必须将这些批注如实地转移到提单上，即成为不清洁提单。
在收到出口商的付款水单传真件后，货代通知出口商来领取正本海运提单，如果出口商是外地客户，货代需将提单邮寄至出口商所在的地址。
船公司将理货公司送来的实际的出口载货清单同所签发的提单核对无误后，留存出口载货清单并根据提单打出出口载货运费清单分别送船方作为货运资料，送沿途各港及目的港代理作为进口舱单以编制进口舱单报海关。此时，船方共有三种随船单证，即出口载货运费清单、装货单和提单副本。
注意：
1.如在单证上有其他特殊要求，须事先得到船公司书面确认。
2.正本提单各项内容必须与随船文件一致，如有更改，须及时书面通知并出具《更改船公司舱单保函》。更改分两种状况：一种是更改目的港，一种是更改报关数据。如果是更改目的港，货代直接向船公司申请；如果是更改报关数据，必须先向海关提出申请，海关同意更改后方可向船公司提出更改申请，其中毛重、件数、体积的更正必须在船舶开后48小时内书面通知并提供相关海关资料。延迟更正须得到船公司确认，并承担在目的港产生的所有罚金。
3.为使出口商的收货人更迅速地提取货物，货代还可为出口商办理提单电放事宜，出口商持正本提单和公司正本保函到货运代理公司，交还正本提单。货代会尽快帮出口商联系目的港代理，并以书面形式通知出口商电放其出口货物，同时将电放回执交出口商。
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结汇提货 |
出口商收到提单后，持提单及其它议付单证到议付行办理结汇。
议付行经审单无误后将货款垫付给托运人，同时将提单及其它议付单证寄开证行。
开证行接到单据经核对无误后即付款给议付行，并通知收货人付款。
收货人向开证行付款后取得提单和其它单证。船舶到港后，凭提单及其它相关单证到海关办理进口手续，经海关查验放行后，凭正本提单到当地船代公司或船公司换取货物提货单，然后凭提货单到港区提货。
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